La facturation est incontournable dans pratiquement toutes les entreprises. Les pièces comptables sont indispensables pour justifier la sortie et l’entrée des sommes d’argent au sein de la structure. Il est toutefois impensable de se retrouver avec une tonne de documents qui s’accumulent dans un bureau ou dans l’armoire. De plus, le classement des factures ou la recherche des archives occupent un temps considérable. Bon nombre de services utilisent déjà des solutions numériques classiques comme les tableurs. La technologie ne cesse de se développer. De nos jours, un logiciel de facturation apporte plusieurs avantages à ses utilisateurs grâce à ses différentes fonctionnalités. Focus sur cet outil informatique dans cet article.
En quoi consiste un logiciel de facturation ?
Tout type d’entreprises, que ce soit un atelier d’artisan ou une grande firme de construction, a besoin des pièces comptables. Certaines d’entre elles ont l’habitude de les préparer à la main ou les enregistrer sur Excel. Certes, ces méthodes classiques semblent efficaces pour des sociétés créées récemment. Plus le flux augmente, plus elles induisent à l’erreur. D’où la nécessité d’un logiciel de facturation.
Il s’agit d’un programme informatique servant à réaliser la gestion comptable, en particulier les factures d’achats et de ventes. Son principal rôle consiste à simplifier différentes tâches telles que l’édition, l’envoi et l’archivage des factures. L’outil permet également d’intégrer les données concernées dans le système comptable.
Cette solution permet aux entreprises, de gérer intégralement ou une partie du processus de facturation. Elle peut être installée en monoposte au bureau ou accessible partout en mode SaaS. Le marché actuel abonde en logiciels de ce type, raison pour laquelle il faut choisir celui qui convient aux besoins de la structure.
Vous pouvez savoir l’outil de facturation Axonaut en visitant le site www.axonaut.com. Ce logiciel de gestion comprend plusieurs fonctionnalités qui permettent de gérer au mieux la création des factures et certaines tâches administratives au quotidien.
Les principales fonctionnalités de ces programmes informatiques
Les logiciels de facturation proposent différentes fonctionnalités, qui peuvent s’adapter aux besoins de l’entreprise. D’ailleurs, ce paramètre varie suivant la gamme choisie, le domaine d’activité ainsi que la taille de la structure. Néanmoins, l’outil de gestion comptable permet à la base de ;
- gérer les devis et les factures avant de passer à la gestion globale des opérations ;
- veiller sur le flux de la trésorerie ;
- prendre en charge du processus de facturation ;
- assurer la gestion et le suivi des clients ;
- synchroniser les dispositifs bancaires ;
- gérer les affaires.
Certains logiciels de facturation proposent des fonctionnalités supplémentaires pour répondre à des besoins plus spécifiques.
Les avantages d’automatiser la réalisation de vos factures
Automatiser la réalisation et la gestion des factures avec un logiciel de facturation représente de nombreux avantages pour une société, quelle que soit son envergure : TPE, PME ou auto-entreprises.
Gagner du temps
Le principal atout de l’outil numérique est qu’il accorde un gain de temps notable dans toutes les démarches pour que le personnel puisse se consacrer à d’autres tâches à forte valeur ajoutée. Le programme permet de créer des modèles de factures, transformer rapidement ces documents et de les envoyer de manière quasi instantanée par voie dématérialisée.
Centraliser la base de données « clients »
Les informations concernant les clients de la société sont rassemblées dans une seule unité, que ce soit centralisé en interne dans l’entreprise ou en mode SaaS. Il est donc possible de répertorier facilement les données essentielles des partenaires, à savoir son adresse, ses coordonnées téléphoniques, leurs conditions tarifaires, leurs modalités de facturation, le taux de TVA applicables, etc.
Respecter les obligations législatives et réglementaires en vigueur
La facturation est un domaine plus ou moins complexe, qui ne cesse pas d’évoluer au fil du temps. L’usage d’un logiciel est le moyen idéal de réaliser les opérations comptables suivant les normes en vigueur. À ce titre, il faut prendre en compte toutes les mentions obligatoires imposées par la Loi. Le taux de TVA applicable au client est reporté automatiquement selon les données présentées sur sa fiche.
Éviter les erreurs
Automatiser les processus est la solution parfaite pour limiter les erreurs de traitement. La facturation implique de nombreux chiffres et calculs. À cela s’ajoutent l’insertion des adresses, la mise à jour des fiches client, la signature des bons de livraison… C’est plus sûr de gérer tout sans intervention humaine. En bref, le logiciel de facturation est incontournable pour mieux gérer l’entreprise.