Le moyen le plus connu pour assurer la communication dans la majorité des entreprises est le recours à la lettre professionnelle. Ce type de courrier est utilisé à l’endroit des salariés, des clients ainsi que des actionnaires d’une entreprise. Cependant, les règles à respecter pour la rédaction d’une telle lettre ne sont pas toujours connues de tous. Découvrez cela dans cet article.
L’entête
Toute rédaction de lettre débute nécessairement par celle de l’entête. S’agissant d’une lettre professionnelle, la rédaction de l’entête se doit d’être méticuleuse. Qu’elle soit à destination d’un partenaire commercial ou de vos clients, il faut nécessairement utiliser un papier entête professionnel. En effet, cela renforce vos relations avec votre destinataire, de sorte à créer une forte impression chez ce dernier. Par ailleurs, vous devez apposer sur votre papier entête le nom de votre entreprise, car celui-ci constitue un élément déterminant de la réponse à ce courrier.
L’introduction
L’introduction représente généralement ce paragraphe qui permet de présenter à votre interlocuteur les raisons pour lesquelles vous lui adressez la lettre. Par ailleurs, ce paragraphe permet également à votre destinataire d’avoir un aperçu des différents points qui seront abordés dans votre lettre.
Le corps de la lettre
Le corps de ce type de courrier est la partie réservée pour développer les différents points préalablement évoqués dans l’introduction. Ce développement doit être organisé en partant des points les plus pertinents à ceux qui en sont moins. Ici, vous pourrez y ajouter des questions ainsi que toutes les dates qui sembleraient importantes. Par ailleurs, il est préférable d’utiliser des phrases courtes plutôt que des phrases longues. Aussi, il est recommandé d’utiliser les pronoms personnels « je » ou « vous ». Cela facilite beaucoup plus la compréhension de votre texte.
La conclusion
Généralement, la conclusion représente le résumé des différents sujets abordés dans votre lettre. Il s’agira ici de partir du problème posé pour aller vers une solution probable si cela est nécessaire. La conclusion s’achève par la formule de salutation finale la plus appropriée. Cette dernière dépend de la personne à qui vous adressez la lettre.
La signature
Comme pour n’importe quelle lettre, la fin d’un courrier professionnel doit se terminer par une formule de politesse ainsi que par votre signature. L’utilisation des formules sincèrement, cordialement ou respectueusement sont généralement ajoutée s’agissant d’une lettre professionnelle. En ce qui concerne la signature, un espace en fin de page doit être prévu pour la réaliser à l’aide d’un stylo. Compte tenu du fait qu’elle ne soit pas dactylographiée, vous devez faire en sorte qu’elle soit lisible clairement. Au bas de la signature, dactylographiez votre nom ainsi que votre titre. De plus, il est possible de faire mention de l’existence de pièces jointes au cas où il y en aurait.
Mise en forme du courrier professionnel
Dans la rédaction d’une lettre professionnelle, il est préférable d’utiliser l’espacement simple au lieu d’un espacement double. Quant à la police, privilégiez celle qui serait facile et simple à lire. De plus, il est recommandé de toujours laisser un espace entre chaque paragraphe afin de permettre à votre destinataire de suivre de façon aisée l’évolution de votre développement.